Hoja de ruta digital para empresas de autocares
Si tienes autocares y haces servicios discrecionales, desde el 5 de octubre de 2026 la hoja de ruta se genera en digital antes de iniciar cada servicio. El conductor tiene que poder enseñarla durante el trayecto. El nombre del Ministerio para ese documento es hoja electrónica de ruta (HeRU).
Qué haces con la plataforma
- Crear la hoja antes de salir, con origen, destino, fecha, naturaleza del servicio, conductor y matrícula.
- Obtener un PDF nativo de hasta 5 MB, con fecha y hora en los metadatos y un QR.
- Dar al conductor el enlace, el correo o el WhatsApp. El documento sigue siendo el PDF, no el mensaje.
- Agrupar los servicios del día en un solo documento cuando cada etapa queda identificada.
- Anotar un cambio de conductor o de vehículo sin perder el historial.
- Conservar el archivo al menos un año.
Qué servicios entran
Excursiones, transfers, chárter y el refuerzo de un servicio regular. El regular de uso general, en su expedición, está exento. Un internacional de paso por España usa la documentación de su convenio. Si la duda es una ruta escolar con autorización de uso especial, no la des por discrecional ni por exenta sin revisarla: lo explicamos en excursiones y grupos.
Quién firma el dato
La empresa que realiza el transporte. No el colegio, no la agencia y no la plataforma. HRD prepara el fichero. La responsabilidad de emitirlo y de que viaje con el conductor es de la empresa transportista.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir con el libro de ruta en papel? No como documento único a partir del 5 de octubre de 2026. El papel suelto, rellenado a mano, no sustituye el PDF digital. Una impresión del PDF con su QR sí se puede enseñar.
¿Un servicio, una hoja? No siempre. La resolución permite varios servicios en el mismo documento si cada uno lleva su origen, destino, fecha y naturaleza.
¿Hay periodo de gracia? La información que recoge la web es que el Ministerio no ha añadido una prórroga después del 5 de octubre de 2026. Circular sin la hoja digital es sancionable. Esta página no publica importes.
Qué es el HeRU · PDF de muestra · Gestorías · Precios · Normativa
Un día con varias salidas
Una empresa de autocares rara vez hace un solo servicio. Por la mañana un transfer, a mediodía una excursión y por la tarde la vuelta de un grupo. Cada uno necesita origen, destino, fecha, naturaleza, conductor y matrícula. Pueden ir en hojas separadas o en un mismo PDF si cada etapa se lee sola. Lo que no puede quedar es un autocar en la carretera con el documento del servicio de ayer.
El alta de vehículos y conductores se reutiliza. No se reescriben en cada hoja. Si a las siete de la mañana cambia el autocar porque el previsto está en el taller, se actualiza la matrícula y el conductor abre el QR nuevo. La versión anterior permanece en el archivo, que es lo que permite explicar el cambio si alguien lo pregunta después.
El precio no depende del número de autocares en propiedad, sino de las hojas que generas. El detalle está en precios. La puesta en marcha no exige instalar nada en el autocar: el conductor lleva el móvil.