Hoja de ruta en excursiones y grupos
Una salida de un día, un viaje de estudios o un desplazamiento que contrata un colegio, una asociación o una empresa es, en muchos casos, transporte discrecional. Entonces la empresa de autocares tiene que generar la hoja electrónica de ruta (HeRU) antes de salir y el conductor tiene que llevarla.
Otra cosa es la ruta escolar de todos los días, con autorización de transporte regular de uso especial. Esa no se decide con la misma frase. Hay que mirar la autorización del servicio. La web no puede decirte, sin ese dato, si tu línea fija está exenta.
Quién hace el documento
El colegio aporta el origen, el destino y la hora. La responsabilidad documental es de la empresa transportista. El centro no emite el HeRU por el hecho de organizar la excursión.
En la práctica
- Una ficha por ruta y vehículo, o varias etapas en el mismo PDF si cada una está identificada.
- Conductor y matrícula antes de salir.
- Entrega por enlace, correo o WhatsApp.
- Si ese día cambia el autocar o el conductor, se actualiza el documento y se conserva la versión.
- Archivo de las hojas emitidas, como mínimo un año.
Preguntas frecuentes
¿La excursión al museo necesita hoja? Si es un discrecional contratado para ese desplazamiento, sí. Si es la línea autorizada de uso especial haciendo su ruta, revísalo con la autorización, no con el cartel del museo.
¿Puedo enseñar solo el QR? El conductor puede llevar el documento en el móvil o una copia impresa del PDF con su QR. Lo que no sirve es un papel escrito a mano.
Exenciones · Empresas de autocares · Normativa
Excursión y ruta fija no se documentan igual
La salida de fin de curso, el viaje de estudios o el desplazamiento a una actividad que se contrata para ese día es un discrecional. La empresa de autocares emite la hoja electrónica de ruta antes de salir. El centro pasa el lugar y la hora. No emite el documento ni lo firma como transportista.
La ruta de cada mañana, con autorización de transporte regular de uso especial, es otro régimen. Puede estar exenta de esta hoja. Para saberlo hay que leer la autorización, no el cartel del colegio. Si el mismo autocar hace la ruta fija por la mañana y una excursión por la tarde, solo la excursión sigue con seguridad el régimen del discrecional. Mezclar las dos en un único PDF «del día» sin separar la naturaleza del servicio es justo lo que luego no se puede explicar en un control.
Si ese día falla el autocar previsto, se cambia matrícula y conductor en el documento y se vuelve a enviar el enlace. El archivo conserva las dos versiones.