Hoja de ruta para servicios turísticos
Un transfer de aeropuerto, un circuito de varios días o un autocar contratado para un evento son servicios discrecionales o turísticos. Entran en la hoja de ruta digital. El organizador (agencia, hotel, empresa de eventos) suele tener los datos del grupo. Quien emite la hoja electrónica de ruta (HeRU) es la empresa de autocares que hace el servicio.
Cómo se reparte el trabajo
La agencia puede pasar origen, destino, hora y tipo de servicio. La empresa transportista completa conductor y matrícula, genera el PDF y se lo entrega al conductor antes de salir. Si en un mismo día hay varias salidas, se pueden agrupar en un documento siempre que cada etapa lleve origen, destino, fecha y naturaleza.
Eso evita una hoja perdida por cada grupo y mantiene un archivo único para la inspección y para el cliente que luego pide copia.
Qué datos no debes mezclar
El contratante del servicio no se convierte en transportista por pagar el autocar. En viajeros no existe la figura del cargador contractual de las mercancías. Poner a la agencia como responsable del documento es un error de concepto, aunque ella haya reservado las plazas.
Durante el servicio
Un cambio de vehículo o de conductor se anota en el documento. El QR sigue llevando a la versión comprobable. No hace falta rehacer el viaje en un mensaje aparte y dejar el PDF viejo en el móvil del conductor.
Preguntas frecuentes
¿El circuito de varios días es un solo documento? Puede serlo si cada etapa queda identificada con origen, destino, fecha y naturaleza. Si prefieres uno por jornada, también es válido. Lo que no vale es un solo PDF genérico sin esas etapas.
¿Y el refuerzo de una línea regular? El refuerzo sí lleva hoja. La expedición ordinaria del regular de uso general, no. Conviene no mezclar los dos en la misma frase cuando hables con el conductor.
Refuerzos y colaboraciones · Qué es el HeRU
Qué datos llegan de la agencia y cuáles no
La agencia suele conocer el hotel de salida, el monumento o el aeropuerto, la hora y el nombre del grupo. No suele conocer qué matrícula saldrá ni qué conductor está de servicio esa mañana. Esos dos datos los cierra la empresa de autocares, que es quien genera la hoja electrónica de ruta. Si el PDF se emite sin matrícula, el bloque del vehículo queda vacío y el control se complica en carretera.
En un circuito de varios días conviene decidir de antemano si habrá un documento por jornada o uno con todas las etapas. Las dos formas valen si cada etapa tiene origen, destino, fecha y naturaleza. Un PDF que solo dice «circuito Andalucía» no identifica el servicio de cada día.
Cuando el grupo lo vende un tercero y el autocar lo pone otra empresa colaboradora, emite la hoja quien realiza el transporte. El caso está desarrollado en refuerzos y colaboraciones.